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Matriz GUT na Gestão de Projetos: o que é, sua utilidade e como aplicá-la

14 de junho de 2021

Neste artigo, vamos explicar o que é a Matriz GUT, para que serve e como você pode aplicá-la para garantir mais eficiência e organização na gestão de projetos!

O ambiente organizacional é permeado por incertezas e desafios nas tomadas de decisão. Não é à toa que, hoje, uma das competências mais valorizadas em um profissional é a habilidade de lidar com o novo, reagir ao inesperado e adaptar-se às mudanças.

Neste sentido, a identificação das etapas críticas dos processos tornou-se crucial para um gerenciamento de projetos eficiente. Por acaso, você já se envolveu em um projeto que não saía do lugar devido ao mau gerenciamento das etapas? Então, você sabe sobre o que estamos falando!

A Matriz GUT é um método simples e acessível, que te ajudará a mapear as ameaças e montar o seu plano de ataque para realizar seus projetos. 

Ficou interessado? Continue lendo e descubra mais sobre a Matriz GUT!

O que é a Matriz GUT? 

Matriz GUT é o acrônimo para Gravidade, Urgência e Tendência. Trata-se de uma ferramenta de gestão utilizada para qualificar problemas e orientar as tomadas de decisão conforme a prioridade de cada um deles. 

Dentre as principais vantagens, está a possibilidade de visualizar e mapear situações complexas, trazendo muitos benefícios na execução de projetos. 

Assim, é possível: 

  • Reduzir ou eliminar gargalos nos projetos e processos;
  • Tomar decisões racionais sobre as prioridades das etapas;
  • Identificar quais etapas demandam mais investimento, otimizando a alocação de recursos (tempo, dinheiro, mão-de-obra, etc.);
  • Antecipar possíveis problemas do planejamento estratégico;
  • Identificar oportunidades e analisar riscos.

Portanto, esse sistema pode ser aplicado no gerenciamento de projetos, no planejamento estratégico ou em qualquer circunstância em que você precise responder à questão “por onde começar?”. 

Além de ser muito útil, a Matriz GUT ainda é acessível e simples de aplicar. 

Vamos entender melhor como essa ferramenta funciona na prática?

Matriz GUT: entendendo suas diretrizes

Diretrizes da Matriz GUT

Conforme mencionamos, a Matriz GUT é o acrônimo para Gravidade, Urgência e Tendência. Para classificar os problemas potenciais ou reais do nosso projeto, precisamos entender melhor esses critérios, e saber como pontuá-los. 

Vamos lá: 

1) Gravidade (G)

Representa o impacto do problema real ou potencial, caso este não seja solucionado. 

Para pensar na gravidade dos problemas, você pode questionar-se: “Como o atraso ou não entrega desta etapa pode impactar todo o andamento do projeto?”

 Os níveis desse critério são avaliados da seguinte forma:

1 – Sem gravidade

2 – Pouco grave

3 – Grave

4 – Muito grave

5 – Extremamente grave

Ou seja, problemas sem gravidade alguma receberão a menor nota (1), enquanto problemas extremamente graves receberão a maior nota (5).

Para pensar na gravidade dos problemas, você fazer perguntas como:

2) Urgência (U)

Representa o prazo, tempo disponível ou necessário para a resolução de um determinado problema identificado. 

A pergunta que você deve se fazer aqui é: “este problema pode esperar para ser resolvido ou devo fazê-lo imediatamente?”. Os níveis desse critério são:

1 – Pode esperar

2 – Pouco Urgente

3 – Urgente, merece atenção no curto prazo

4 – Muito urgente

5 – Necessidade de ação imediata

Ou seja, problemas que podem esperar para serem resolvidos receberão a menor nota (1), enquanto problemas que precisam ser resolvidos imediatamente receberão a maior nota (5).

3) Tendência (T)

Representa o potencial de expansão do problema, ou seja, qual a possibilidade deste se tornar maior temporalmente, caso não seja solucionado. 

Pergunte-se “se eu não resolver essa questão agora, em qual velocidade ela pode progredir?”

Os níveis desse critério são:

1 – Não irá piorar

2 – Irá piorar no longo prazo

3 – Irá piorar no médio prazo

4 – Irá piorar no curto prazo

5 – Irá piorar rapidamente

Ou seja, problemas que não apresentam tendência a piorar receberão a menor nota (1), enquanto problemas que podem piorar rapidamente receberão a maior nota (5).

Construindo a Matriz GUT

A construção da Matriz GUT pode ser realizada em quatro etapas:

Etapa 1: Deve ser elaborada uma lista das etapas, tarefas e potenciais problemas do projeto. 

Essa parte pode ser facilitada caso você tenha realizado o mapeamento dos processos do projeto.

Etapa 2: atribuir notas de 1 a 5 para cada problema identificado de acordo com os critérios G.U.T, como vimos nos tópicos anteriores;

Etapa 3: Calcular a nota geral (NG) para cada problema. Para isso, basta multiplicar as notas atribuídas a cada um dos critérios GUT.

NG = G x U x T 

 (1 ≤ NG ≤ 125) 

onde: 

G – Gravidade

U – Urgência

T – Tendência

Ou seja, a nota geral deve variar entre a menor nota (1) e a maior nota (125).

Por exemplo: se ao analisar um determinado problema, você classificá-lo como muito grave (nota 4), urgente (nota 3) e com tendência de piorar no curto prazo (nota 4), a nota geral será o produto: 4 x 3 x 4 = 48

Etapa 4: Classificar os problemas seguindo um grau de prioridade.Dessa forma, os problemas mais pertos da nota 1 são os menos prioritários e os próximos de 125 os com maior relevância.

Matriz GUT: exemplo prático

Vamos a um exemplo genérico para ilustrar a aplicação da Matriz?

Exemplo de Aplicação da Matriz GUT

Na tabela acima, tem três problemas que analisamos e demos notas de acordo com o nível da cada critério GUT. Você pode observar que na quarta coluna apresentamos a nota geral, ou seja, o valor do produto das notas atribuídas a cada problema. 

Para concluir, ordenamos os problemas por ordem de prioridade. Observe que o problema A deve ser nossa prioridade, pois teve a nota geral mais alta, NGA = 125.

Simples, não é mesmo? Claro que cada empresa enfrenta uma realidade diferente, porém Matriz GUT é tão abrangente, que se torna possível aplicá-la em qualquer circunstância.

 

*

Neste post você viu o que é, para que serve e como aplicar a Matriz GUT na gestão de projetos ou em qualquer atividade que necessite tomar decisões. 

Trata-se, portanto, de uma ferramenta excepcional para aumento da eficiência da execução de todas as etapas dos projetos, resultando em melhor performance e produtividade. 

Explore mais este assunto e descubra como é possível combinar a Matriz GUT com outras ferramentas de gestão e qualidade!

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