Mapeamento de processos: entenda os seus benefícios e como fazer!

Por que o mapeamento de processos é importante? Aqui neste conteúdo, você vai entender melhor como funciona e de que formas podem revolucionar um projeto!

A organização é fator essencial para a execução de qualquer atividade, sendo um fator decisivo para se alcançar os resultados esperados. 

Sabemos que um projeto é uma atividade complexa e que depende de diversos fatores para que seja executado, como as pessoas, tempo, recursos, atividades e muito mais….

Todos esses pontos, quando mal administrados, impactam negativamente na execução e entrega do projeto, por isso, organizá-los dentro de um processo é a melhor solução!

Entenda melhor neste post sobre a importância do mapeamento de processos nos projetos, seus benefícios, como pensar na prática e em como é fundamental especializar-se no assunto.

O que é o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma técnica utilizada para descrever os detalhes da execução das etapas de um projeto.

Trata-se de um fluxograma de atividades que mostra as pessoas presentes, os recursos necessários e os resultados esperados dentro de cada etapa.

Sendo assim, desponta como uma poderosa ferramenta para o gestor fazer o planejamento e acompanhamento do desenvolvimento de um projeto. 

Qual o objetivo do mapeamento de processos dentro de um projeto? 

O principal objetivo de mapear os processos em um projeto é definir como cada atividade dentro das etapas deve ser executada e o que é esperado dela. 

Dessa forma, visa um planejamento mais detalhado do projeto e busca por pontos de otimização, para trazer mais eficiência na execução.

Com essa técnica, é possível definir  métricas de acompanhamento, levando em consideração o tempo para cada atividade, por exemplo.

Isso faz com que o mapeamento de processos traga diversos benefícios para os gestores de projetos. 

6 Benefícios do mapeamento de processos dentro dos projetos

A documentação de projeto executada de maneira bem organizada acrescenta  performance e qualidade. 

Torna mais fácil para os stakeholders identificar o que levou os gestores a tomarem determinadas decisões, assim como direciona a gestão da equipe para quais desafios poderão surgir. 

Dentre os principais benefícios do mapeamento de processos em projetos estão: 

1.Agilidade na resolução de problemas

O mapeamento de processos acrescenta agilidade na resolução de problemas. 

Cria uma visão do processo e, ao fazer isso, facilita o descobrimento de possíveis conflitos e gaps. 

Se existir bloqueio em alguma tarefa, o mapa visual apontará o que resultou neste gargalo e ajudará a obter insights de alternativas para resolvê-lo.

2. Otimização de Tempo

Partindo da premissa do item anterior, as informações dispostas de maneira clara impactam diretamente na otimização do tempo. 

Com o mapeamento de processos é possível mensurar e prever o tempo que deve ser gasto em cada tarefa, servindo como um parâmetro para o desempenho dos colaboradores.

Além disso, é muito benéfico para a integração de novos membros da equipe. 

Com um conjunto de processos documentados, o colaborador recém-chegado, não ocupa tanto tempo de outros para treiná-lo e integrá-lo a equipe. 

Também cria um processo consistente e de  continuidade entre as novas contratações.

3.Tornar a comunicação mais clara

O mapeamento de processos também é uma ótima maneira de se comunicar com eficácia com todos os membros envolvidos no projeto. 

Por ser uma visualização do processo, é mais simples digerir como funciona cada uma das etapas e ter uma visão holística da execução. 

Isso influencia diretamente no alinhamento das informações, da comunicação da equipe, delegação de tarefas e o escopo de cada atividade. 

Assim, os ruídos são eliminados e o trabalho torna-se mais fluido. 

4.Visão completa do início ao fim do projeto

A definição e gestão do escopo de um projeto é um dos desafios enfrentados por gestores à frente do cargo. 

Com a representação visual de cada uma das etapas, é possível entender quais atividades deverão ser realizadas de forma prévia e otimizar as execuções, garantindo um melhor planejamento de cada etapa.

Além de uma definição clara e objetiva do escopo do projeto, o mapeamento de projetos inclui todas as entregas e o trabalho que será necessário para executar cada tarefa.

Também são listadas as premissas e restrições que podem interferir na execução final do projeto. 

Assim, gestores podem validar o escopo do projeto, ter mais controle sobre o mesmo e garantir que o planejamento seja melhor orientado.

5.Facilidade para acompanhamento de métricas

Depois que um processo é documentado e entendido, é possível estudar e descobrir como melhorá-lo. 

Inclusive, estabelecer quais as métricas que fazem sentido ou não para maximizar os resultados de cada uma das etapas e acelerar o ritmo rumo aos objetivos finais.

Além disso, o mapeamento de processos é uma ferramenta para simplificar as auditorias internas, tornando-as mais eficientes. 

Isso garante que o trabalho esteja sempre alinhado com os padrões e práticas do negócio, levando à melhoria do processo.

6.Transparência

Analisando os itens expostos acima, fica evidente que o mapeamento de processos acrescenta transparência em cada uma das etapas.

Além disso, ajuda a identificar riscos em relação às questões legais ou de saúde e segurança da equipe. 

Ao mostrar o panorama geral, é uma ferramenta que pode ajudar a empresa com as melhores práticas de transparência, em diversos setores.

Mapeamento de processos: quais são as etapas?

Agora que já sabemos os benefícios, vamos conversar melhor sobre cada uma das etapas e as estruturas iniciais do mapeamento de processos de um projeto. 

Na prática, ele funciona da seguinte maneira: 

Passo 1 – Padronização das atividades

Identifique objetivos, escopos e stakeholders para cada uma das etapas. 

Por exemplo: o objetivo da etapa é testar o protótipo do projeto de um software de gestão.

Com isso, você deve pensar quais os passos necessários para o teste e para quais stakeholders o resultado é interessante (desenvolvedores, chefe, pessoa que encomendou o projeto, e etc…)

Passo 2 – Definir estimativas 

Liste as estimativas dos itens acima, como custos de cada processo, o número de profissionais que estarão envolvidos em cada etapa e os prazos de cada atividade.

Passo 3 – Definir os responsáveis

Depois, defina quem serão os colaboradores do projeto e quem vai atuar em cada uma das etapas. 

Passo 4 – Prever os recursos necessários

Depois de identificar o processo, você deve coletar informações e conduzir entrevistas com os responsáveis e prever os recursos que devem ser alocados em cada uma das etapas. 

Por exemplo: para testar o software é necessário um software específico?

Passo 5 – Documentação de cada etapa

Para finalizar, junte todas as informações dos itens anteriores e transforme-as em um mapa do processo. 

Isso provavelmente incluirá o processo, fluxo de trabalho, quais serão as tarefas, eventos e os participantes.

Passo 6 – Estimar os resultados esperados

Com todas essas informações, é possível estimar com precisão quais são os resultados esperados e aproximar-se do cumprimento de cada um deles. 

Passo 7 – Utilizar informações para devolutivas 

O mapeamento de modo geral auxilia o gestor a ter uma visão ampla de cada etapa, envolvendo o projeto e definindo como cada uma delas deverá ser cumprida. 

É uma ótima fonte de informações para devolutivas e para alinhar expectativas.

Conclusão 

O mapeamento de processos serve para que as rotinas de gestão de um projeto sejam bem estruturadas e atinjam os resultados esperados, por isso, jamais deve ser negligenciado pelo gestor.

Toda pessoa à frente de um cargo de gestão de projetos deve ter a habilidade para criar uma documentação de projeto clara e objetiva.

Sem as informações críticas para a manutenção de um fluxo de trabalho de alta qualidade, é mais difícil avaliar problemas, procurar soluções, minimizar os erros e alcançar os objetivos.

Assim, quem sabe utilizar o mapeamento de processos é alguém mais preparado que os demais e está anos luz à frente de quem não possui esse conhecimento. 

Por isso, para tornar-se um profissional de referência no mercado, procure uma especialização que se destaque por ensinar esse diferencial.

O MBA USP EAD em Gestão de Projetos da Fundace aborda esse tema de maneira bem detalhada e conta com professores especialistas na área de mapeamento de processos.

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