Gestão de projetos: tudo que você precisa saber

O aumento das ferramentas e das técnicas de gestão de projetos vêm proporcionando às empresas um avanço na realização dos negócios.

O sucesso de um empreendimento está diretamente ligado à gestão de projetos, que consiste no controle, gestão de pessoas, planejamento, definição de metas, suporte e liderança.

Quer entender mais sobre gestão de projetos, conceitos e como fazer? Leia o artigo de hoje. Preparamos as melhores práticas das empresas para você.

O que são projetos

Um projeto é um trabalho temporário e diferente de uma atividade contínua. Podemos definir como um empreendimento com foco específico e prazo definido para ser alcançado.

Em resumo, projetos são exclusivos e não podem ser reutilizados. Afinal, o projeto possui um objetivo definido, um cronograma com prazos e uma série de recursos disponibilizados (financeiros, humanos e materiais), que deverão ser otimizados, de modo que se consiga atingir o objetivo e atender às perspectivas da empresa.

Por conta disso, não devem ser criados projetos com prazos indeterminados ou com recursos ilimitados.

Veja abaixo alguns exemplos de projetos:

• Criação de um novo produto;
• Alteração na estrutura abrangendo processos ou pessoas;
• Desenvolvimento, compra ou alteração de um novo sistema;
• Reforma estrutural na instalação da empresa;

O que são processos

Processo é um grupo de atividades cujo o objetivo é produzir um conjunto pré-determinado de produto, serviço ou resultado. Basicamente, se divide em duas categorias: processos de gestão de projetos e processos voltados ao produto.

Existem metodologias como o mapeamento de processos, que a partir da definição de processos tornam a execução de um projeto muito mais eficaz.

O que é Gestão de projetos

A gestão de projetos é o emprego de conhecimento, habilidade, competência e metodologia direcionados à execução eficiente e eficaz em projetos.

Nos dias de hoje, o profissional de gestão de projetos é vital para qualquer empresa, pois ele consegue juntar o objetivo esperado pela empresa com o resultado final do projeto, tornando a empresa mais competitiva.

São cinco processos de gestão de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e conclusão.

Os cinco processos da gestão de projetos e suas características

Os processos da gestão de projetos são interligados e formatados em série, de modo que a finalização de um processo é o acionamento do próximo.

Processo de iniciação

Nesta primeira fase da gestão de projetos, são expostas as necessidades, os objetivos e autorizado, parcial ou totalmente, o projeto.

Os argumentos da criação do projeto e as limitações são registradas no documento, criando o termo de abertura do projeto para aprovação da diretoria da empresa.

Também são provisionados os recursos que serão demandados no projeto.

É importante a colaboração dos clientes e dos colaboradores envolvidos no projeto, para aumentar o engajamento e a motivação na conquista do melhor resultado.

Processo de planejamento

Nesta segunda fase da gestão de projetos, é definido o planejamento do projeto com os detalhes do objetivo, e elaborado um plano de ações focado na realização.

Para isso, são levantadas informações, dimensionados os custos, delegadas as tarefas aos colaboradores responsáveis e elaborado um cronograma com prazos das atividades.

O planejamento é a parte da gestão de projetos em que são desenvolvidas ações práticas do escopo do projeto e a melhor forma de realizá-las.

Exemplos de ações que são realizadas nesta etapa:

• Elaboração da Declaração de Escopo de Projeto;
• Criação da EAP (Estrutura Analítica de Projeto);
• Desenvolvimento de indicadores de qualidade;
• Previsão dos custos;
• Análise qualitativa e quantitativa dos riscos do projeto;
• Relação dos materiais, equipamentos e recursos que serão disponibilizados para o projeto;
• Elaboração do Plano de Gerenciamento do Projeto.

Para um ótimo resultado, é imprescindível a colaboração de todos os envolvidos, a eficiência na comunicação e a participação de uma equipe integrada e motivada.

Processo de execução

Nesta terceira fase da gestão de projetos  são integrados os recursos humanos, financeiros e materiais, na produção das ações definidas no planejamento do projeto.

É, realmente, colocar em prática as ações definidas na etapa anterior, com a mobilização dos colaboradores escalados para execução. São coordenadas as atividades e o emprego dos recursos, tudo alinhado com o cronograma e o projeto.

Caso surjam imprevistos, é fundamental avaliar os riscos e realizar as adequações necessárias para manter a eficiência na produtividade e o bom andamento das etapas do projeto.

Processo de monitoramento

Nesta quarta fase da gestão de projetos, é controlado e medido o desempenho de acordo com o cronograma, com o objetivo de identificar os gargalos e os acontecimentos imprevisíveis.

É o momento de avaliar o andamento e definir planos de correção para os desvios do projeto. Esta avaliação deve ser realizada juntamente com a etapa anterior.

Podem ser aplicadas medidas corretivas ou preventivas na tratativa de atividades que colocam riscos ao projeto, porém são permitidas quando são avaliadas as linhas de base do escopo, como os custos, a qualidade, o cronograma e o riscos para o projeto.

O controle consiste em analisar constantemente o desempenho do projeto, avaliar os desvios, aplicar medidas corretivas ou preventivas, identificar os riscos, gerir os contratos e elaborar o relatório de performance.

Processos de conclusão

Nesta última fase da gestão de projetos, são encerradas todas as atividades dos processos, finalizando o projeto. É a formalização do resultado obtido, ao qual ele se propôs: a entrega de um novo produto, serviço ou resultado.

É hora e realizar o feedback com todos os envolvidos no projeto, rever os conhecimentos adquiridos, lições aprendidas e, principalmente, estudar os erros e imprevistos que aconteceram, de modo a diminuir a probabilidade da incidência em futuros projetos.

Agora é com você!

Descrevemos em nosso artigo, os passos mais importantes na gestão de projetos. Seguí-los é a forma mais indicada para conseguir o sucesso.

A área de gestão de projetos é crescente e as empresas buscam profissionais qualificados para gerenciar suas demandas internas com eficiência e produtividade, tornando-as mais competitivas.

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