Plano de contas: entenda a importância e o seu funcionamento.

O Plano de contas é uma importante ferramenta, utilizada para registrar as movimentações econômicas e financeiras da sua empresa. Nele é possível classificar e codificar todos os registros, de modo que proporcione ao gestor, uma melhor visualização das atividades e operações financeiras.

É fundamental para qualquer empresa, que o plano de contas seja bem estruturado, pois através dele, são realizados os registros contábeis que servem de base para a elaboração do Demonstrativo de Resultados do Exercício, Demonstrativo de Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial.

Normalmente, a estrutura do plano de contas não varia muito, porém a elaboração deve ser adequada à necessidade de cada empresa, visto que cada um tem um modo particular de registrar e analisar as informações de seu negócio.

O que é um plano de contas?

A contabilidade é uma ciência que tem como objetivo controlar o patrimônio das empresas. O plano de contas varia sua estrutura de acordo com a necessidade de cada empresa, porém, em todos, é o lugar onde se registram as movimentações econômicas e financeiras que auxiliarão a elaboração das demonstrações contábeis.

Podemos dizer que, o plano de contas é uma lista das contas da empresa, classificadas por natureza, que serve como meio de comunicação aos gestores, sobre as informações contábeis importantes.

São vários os benefícios do plano de contas, dentre eles, destacamos a possibilidade de implantar normas de conduta nos registros das atividades e operações. Isso quer dizer que, o colaborador responsável é obrigado a seguir uma formatação padrão, de modo que estabeleça uma padronização, eliminando os riscos e erros nos desvios de informações importantes.

Sabemos que é vital para todas as empresas um sistema de contabilidade eficiente, para preservar sua reputação com fornecedores e clientes.

Qual o objetivo do plano de contas?

Embora o plano de contas possui vários nomes, também chamado de Modelo Contas, Estrutura de Contas, Plano de Categoria ou Elenco de Contas, o objetivo é o mesmo, padronizar os registros das atividades e operações econômicas e financeiras.

Deve ser elaborado com o objetivo de:

  • Fornecer informações importantes para os gestores;
  • Adequar seus dados, conforme exigência da legislação do Imposto de Renda;
  • Atender as exigências por parte dos acionistas e administradores da empresa;
  • Utilizar sa Normas Brasileiras de Contabilidade e garantir os Princípios Fundamentais de Contabilidade na elaboração das demonstrações contábeis e do balanço comercial.

Qual a diferença entre o plano de contas contábil e o plano de contas gerencial?

A elaboração do plano de contas contábil deve seguir as regras previstas na lei nº 6.404/76, que rege as Sociedades Anônimas.

Apesar de que é fundamental manter a documentação da empresa de acordo com a lei, a estrutura pode não atender à necessidade, então o plano de contas gerencial vem para atender as necessidades de análise dos resultados patrimoniais, econômicos e financeiros.

Podemos dizer, que é uma forma diferente de organização das contas, adequado à particularidade de cada empresa.

Destacamos que as informações utilizadas no plano de contas contábil são aproveitadas no plano de contas gerencial e quando a estrutura é montada de forma automática, há um bom ganho de tempo no departamento financeiro.

Como elaborar o plano de contas gerencial

Sabemos que em cada empresa as contas variam, de acordo com a necessidade, e para montar um plano de contas eficiente, é fundamental elaborá-lo de modo personalizado para atender as necessidades da empresa. Para isso, preparamos três passos para você seguir:

1. Divida em grupos

No plano de contas, normalmente são divididos em 4 categorias: ativos, passivos, receitas e despesas.

2. Crie contas e subcontas para cada grupo

Temos dois tipos de contas, as analíticas e as sintéticas. As analíticas representam o detalhamento do patrimônio, as sintéticas são os resultados da soma das contas analíticas.

Neste momento, deve ser criado, dentro de cada grupo contas sintéticas, de modo que agrupe contas e subcontas, formando uma hierarquia. Por exemplo, no grupo “Despesas Operacionais”, é criada a conta “Despesas Administrativas” que tem como subcontas “Água”, “Aluguel”, “Internet e Telefone” e “Energia Elétrica

Dica: Quanto mais detalhes nas descrições das contas e subcontas, melhor será o controle financeiro.

Abaixo um exemplo de contas e subcontas comumente presentes em um plano de contas:

contas

  1. Crie hierarquia das informações

É essencial a organização das informações, de forma estruturada, numa hierarquia de contas e subcontas, organizadas por nível e subnível, em formato de árvore, como por exemplo:

3. Patrimônio Líquido

3.1 Capital Social

3.2 Reservas

3.2.1 De Capital

3.2.1 De Reavaliação

3.2.3 Legal

3.2.4 De Contingências

Dessa forma, facilita a realização dos registros e a visualização das informações.

 

Aprendemos neste artigo, a elaboração da estrutura do plano de contas e a importância dele nos registros das atividades e operações econômicas e financeiras. Esse controle demonstra a personalidade e a organização da empresa.

Sabemos que cada empresa adapta o plano de contas de acordo com sua realidade, porém todos dentro de um formato padrão, de modo que facilite a análise das informações e a comparação com exercícios anteriores.

Deve haver flexibilidade no plano de contas, para quando for necessário a inserção de novas contas ou a exclusão de contas não utilizadas. Tudo de forma equilibrada, sem exageros.

Dica: evite inserir contas que não serão movimentadas.

É imprescindível que o colaborador responsável pela manutenção do plano de contas, tenha um conhecimento avançado sobre a empresa, para que cada conta seja alimentada corretamente, de acordo com sua função, disponibilizando as informações com clareza aos acionistas e gestores da empresa.

Portanto, o plano de contas é essencial para todas as empresas que desejam ter um renome no mercado, porque, além da organização nos registros e visualização das informações financeiras, proporciona à empresa mais confiança no mercado, por meio de informações claras nas suas demonstrações de resultados.

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