Afinal, o que é gerenciamento de projetos e como é feito?

Gerenciar projetos é uma das atividades essenciais para o sucesso de um empreendimento. Ideias, ações e inovações partem de planejamentos que devem ser muito bem feitos. A capacidade de gerir uma equipe e os recursos necessários deve ser desenvolvida em qualquer profissional que tenha grandes responsabilidades. Mas afinal, o que é gerenciamento de projetos?

A principal característica do projeto é ser um empreendimento temporário. Seu objetivo é aperfeiçoar ou até mesmo criar um novo produto ou serviço em prol do aumento da competitividade e do posicionamento no mercado da empresa ou instituição.

O gerenciamento de projetos não costuma ser fácil, e manter a qualidade durante o passo a passo do desenvolvimento é um desafio imenso para o gestor, que deve manter sob controle o orçamento e a equipe.

Para ajudá-lo a compreender o que é gerenciamento de projetos e tudo o que é necessário para agilizar o seu dia a dia de gestão, preparamos este conteúdo com as principais questões a serem analisadas na hora de montar um cronograma e uma equipe. Siga em frente!

Como é feito o gerenciamento de projetos

Detalhamento das atividades

O primeiro passo para entender o que é gerenciamento de projetos e fazê-lo de maneira eficiente é estabelecer uma metodologia de trabalho e o detalhamento das atividades. Todos os setores da empresa deverão ser abarcados nessa metodologia, com convergência de expertises.

O trabalho deverá ser fluido, e para isso é necessário detalhar o escopo do projeto e o passo a passo a ser percorrido a fim de se atingir os objetivos. Comece pelo que é mais importante e mais propício à realização em um primeiro momento.

A montagem do time

Depois de estabelecer quais os passos para se atingir o objetivo, é chegada a hora de montar um time de execução das tarefas. Vale lembrar que esse time não se restringe aos funcionários da empresa ou instituição, fornecedores e clientes são recursos importantes para o cumprimento da missão e devem ser levados em conta.

O gestor precisa delegar várias das tarefas de acompanhamento, e para isso devem ser escolhidos líderes de processos para as diversas frentes do projeto. Esses líderes devem ter grande capacidade de mobilização da equipe e credibilidade entre os funcionários.

As habilidades necessárias para a execução das tarefas devem estar bem claras, a fim de encontrar as pessoas certas. Também é importante formar uma equipe diversificada e que entenda o que é gerenciamento de projetos. Competências técnicas devem somar-se e diminuir os riscos de erros de execução ou fabricação.

Desenvolvimento do cronograma

O cronograma deverá ser desenvolvido juntamente com a equipe escolhida para executar o projeto. É importante levar em conta o tempo que será necessário para a realização das atividades da empresa, não adianta se perder em vários processos com prazos impossíveis de serem cumpridos. Isso só pode ser medido junto a quem tem experiência de trabalho em ações de cada etapa.

Ao mesmo tempo em que a pessoa decidirá quanto tempo será necessário para realizar a tarefa na empresa, ela vai se comprometer com esse prazo. Se o recurso for externo (no caso de funcionários terceirizados) o custo se relaciona diretamente com o tempo necessário para realizar a tarefa. O cronograma, então, trará o orçamento para compor o valor de investimento no projeto.

O que é gerenciamento de projetos a partir de indicadores?

O monitoramento de cada etapa do projeto visa manter sob controle, entre outras coisas, o custo e o cumprimento de prazos. É necessário mitigar qualquer problema que venha a ocorrer (e eles ocorrem) e que coloque em risco a execução dos processos com qualidade.

Um dos indicadores de problemas é o atraso na execução das tarefas. Outro é o aumento de custos de determinada etapa. Os problemas podem ocorrer pela falta de recursos na linha de produção ou perda de matéria-prima por retrabalhos.

O ideal, nesses casos, é ter sempre um funcionário que possa cobrir outro na função e revisar os documentos relacionados ao processo de execução das tarefas.

Flexibilidade no gerenciamento de projetos

Cuidar de um projeto, seja ele corriqueiro ou inovador, é um trabalho complexo e que exige preparo por parte do gestor. Muitas variáveis entram na conta, e ter flexibilidade para lidar com problemas é fundamental. Mas o plano inicial deve balizar as decisões para que não ocorra a perda de foco das ações.

Há muitas maneiras de entender o que é gerenciamento de projetos e várias metodologias a se usar para conseguir resultados satisfatórios. No entanto, as principais características para ter sucesso nessa missão é saber se comunicar com a equipe, monitorar os indicadores e motivar a todos por meio da integração. Cada participante deve se sentir uma peça essencial para o sucesso da empreitada.

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Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a entender melhor o que é gerenciamento de projetos. Se ficou com alguma dúvida ou se quiser compartilhar alguma experiência, escreva nos comentário!

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