Saiba como fazer o gerenciamento do tempo e melhorar seu desempenho

O gerenciamento do tempo é, sem dúvida, uma das formas mais eficientes de conseguir resultados positivos no trabalho. O empreendedor, os gestores ou qualquer pessoa que tenha grandes responsabilidades em suas mãos sabem que às vezes é difícil conciliar todos os compromissos e demandas nas 24 horas do dia. Lidar com o tempo é o grande desafio da maioria dessas pessoas.

Como você já deve saber, tempo é algo extremamente valioso e não temos chance de recuperá-lo depois de perdê-lo. Entretanto, há técnicas que ajudam a ganhar preciosas horas no dia a dia de trabalho. Preparamos este texto com algumas dicas para fazer o gerenciamento do tempo, confira!

Eleja prioridades

Destacar quais são as prioridades do dia e da semana é fundamental para fazer o gerenciamento do tempo de forma eficiente. É necessário saber o que fazer e quando fazer aquelas tarefas mais importantes para o prosseguimento das atividades.

Fazer esse planejamento e o gerenciamento do tempo é fácil, rápido e previne problemas que venham a surgir por causa de atrasos em tarefas fundamentais. O que precisar de menos atenção deve ser encaminhado para o fim da lista. É necessário até mesmo eliminar aquilo que não for necessário para o seu trabalho, delegue a tarefa para outra pessoa ou simplesmente exclua da rotina. Sem medo de ser feliz.

Mantenha sua agenda atualizada com checklist

Ao destacar as prioridades para o gerenciamento do tempo, é importante anotá-las na agenda com data e hora para realização. Claro que se você pensou naquelas agendas de papel e capa dura, está na hora de subir um nível. As agendas digitais, como o Google Agenda, permitem atualizações constantes e você sempre as carrega para qualquer lugar, já que estarão no smartphone.

Além do Google, existem diversos aplicativos online para o gerenciamento do tempo. A principal vantagem desses plataformas é a prevenção da perda de informações, já que os dados ficam gravados e podem ser acessados de qualquer lugar.

Por meio da agenda digital, é possível fazer um checklist das tarefas e compromissos e marcar como finalizados ao final, além de poder anotar as pendências geradas pelo processo e melhorar o gerenciamento do tempo.

Organize seu ambiente de trabalho

Gerenciamento do tempo não diz respeito apenas à organização da agenda, o local de trabalho também deve ser propício à produtividade. Um ambiente em que tudo está bem localizado e de fácil acesso otimiza os processos.

Para fazer a organização, pense nos seguintes aspectos: como sua estação de trabalho deve ser organizada com foco a facilitar os processos? Em relação aos ruídos, como minimizá-los? Quanto tempo você leva para alcançar um documento importante? Tudo isso deve ser levado em conta na hora de planejar a organização da sua mesa ou escritório como um todo.

Evite distrações; gerenciamento do tempo exige foco

As distrações são as principais causas de perda de tempo no ambiente de trabalho, seja em conversas com colegas ou, principalmente, no ambiente virtual das redes sociais. Cada parada para conferir aquela interação ou para ouvir o colega comentar sobre problemas com o vizinho impactam diretamente na produtividade e no gerenciamento do tempo planejado.

Além disso, em determinadas tarefas demora-se muito tempo para voltar ao foco inicial depois de uma interrupção. Aprender a dizer “não” para alguns pedidos de colegas ou sócios (e até mesmo para familiares) é fundamental para o sucesso no gerenciamento do tempo. Fechar janelas de sites e redes sociais também pode melhorar a produtividade.

No caso das pessoas, é possível fazer isso com educação, sem dúvida. Quando for interrompido, peça desculpas e diga que você não pode se envolver naquele momento.

Utilize a técnica “pomodoro”

Sabemos que manter o foco nas tarefas a serem realizadas pode ser muito difícil, a procrastinação é um problema real contra o qual muitas pessoas lutam no dia a dia de trabalho. Ela pode mandar por água abaixo os esforços de gerenciamento do tempo. Para vencer essa batalha, uma ferramenta muito eficiente é a técnica “pomodoro”.

Trata-se de uma metodologia desenvolvida no fim dos anos 1980 para o gerenciamento do tempo, que  consiste na utilização de um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos para “descanso”. Ou seja, após 25 minutos de trabalho intenso, você para por 5 minutos para dar aquela conferida nas redes sociais ou ler aquela notícia que você guardou para mais tarde. Essa técnica pode ajudar muito a melhorar o desempenho no trabalho.

Aplicativos  desse tipo de gerenciamento do tempo gratuitos são encontrados online e a técnica pode ser adaptada conforme a sua necessidade e o perfil do seu trabalho. O tempo de trabalho focado pode ser menor ou maior, assim como o tempo de descanso. Curiosidade: o termo italiano pomodoro (tomate) veio como referência ao cronômetro de cozinha com a forma dessa fruta, muito popular na época.

A disciplina não precisa ser algo inato no empreendedor ou gestor. Ela pode ser desenvolvida por meio de técnicas quando é aliada à força de vontade de realizar um trabalho de alta performance.

Dominar o gerenciamento do tempo é um grande passo em direção ao sucesso e à plena realização profissional. Parece clichê, apenas porque é uma grande realidade repetida por todos os cantos: tempo é dinheiro. Mas também é real o fato de que o tempo tem um valor muitas vezes imensurável quando é dedicado justamente aos momentos mais importantes e felizes da vida.

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